Entenda como o fechamento de caixa é relevante para a saúde da sua empresa:
Fechamento de caixa é um termo que refere-se ao término de uma movimentação financeira ou atividades referentes aos tributos de uma empresa em um determinado período de tempo.
Essa ação permite a saúde financeira da empresa esteja sempre em dia, pois permite que a empresa tenha uma organização financeira mais eficaz.
Para evitar erros, é importante ter alguém de confiança para que essa ação seja feita com êxito e saber seguir os passos para garantir que o fechamento seja feito de maneira efetiva.
Índice
PASSOS PARA UM FECHAMENTO DE CAIXA
Para que não ocorra erros e seja mais fácil para identificar se está ocorrendo alguma falha no controle financeiro, seguir esses passos é essencial:
DETERMINE UM PROFISSIONAL ADEQUADO Á FUNÇÃO
Ter um profissional capacitado para realizar essa atividade administrativa é muito importante. Procure por um profissional que seja atento aos detalhes, minucioso e experiente.
ABRA O CAIXA NO INÍCIO DO EXPEDIENTE
Saber qual a situação do caixa no momento da abertura é essencial para que o fechamento esteja com os valores corretos.
TENHA CONTROLE ABSOLUTO SOBRE TODAS A MOVIMENTAÇÕES FINANCEIRAS
É muito importante que todas as transações sejam registradas. Mesmo que a empresa tenha um sistema de controle financeiro que ajude no registro, é essencial prestar atenção em cada um dos dados que entram e saem.
Registre quantias usadas no momento da abertura do caixa, recebimentos em espécie, cheques, toda e qualquer despesa eventual, entre outros.
CONFERÊNCIA DE VALORES E ATIVIDADES
Com o passo anterior seguido à risca, é importante lembrar de realizar sangrias pelo dia, para conferir se não ocorreu falhas como divergências no registro ou troco errado. Lembre-se de que o fechamento de caixa pode ser realizado de acordo com o fluxo de dinheiro que a empresa está movimentando para que não ocorram eventuais falhas.
Você pode fazer um fechamento parcial, no momento de troca de turnos ou um fechamento total, quando o expediente se encerra.
FECHAMENTO DE CAIXA MENSAL
O contador deve receber todos os documentos de fechamento mensalmente para garantir que toda a parte financeira, tributária e fiscal da empresa esteja em perfeitas condições para que continue sempre em desenvolvimento.
Por isso, ele deve receber documentos que tiveram ou não algum impacto financeiro ou patrimonial tais como:
- Movimentação Trabalhista: Guia de impostos ou contribuições, movimentos e recibos, recibos de pagamento.
- Movimentação Fiscal: Notas Fiscais, arquivos eletrônicos, comprovante de pagamentos dos impostos.
- Movimentação Contábil: Extratos, arquivos eletrônicos, recibos, contratos e comprovantes diversos.
Lembre-se sempre que o fechamento de caixa está diretamente ligado a intensidade da movimentação financeira da sua empresa. Quanto mais intensa, maior a frequência do fechamento.